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江苏省气象学会会议管理制度
来源: | 作者:管理员 | 发布时间: 2016-03-24 | 579 次浏览 | 分享到:
第一章  总则
第一条    本制度中会议指的是，在学会管理过程中因纵向、横向协调沟通的需要或者是针对学会运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。
 
第二条    本制度适用于学会的工作会议和专项会议。
 
第三条    制订本制度的目的是指导和规范学会管理会议的运作，目的在于改进学会会风，提高会议质量，减少会议数量、缩短会议时间。
 
第二章  召开会议应遵循的基本原则
第四条  会议的召开须遵循下面几个基本原则：
1  一致性原则。
    学会的管理会议讨论的原则或议题须同学会现行制度保持一致性，遵循制度所规定的准则或者同制度构成一个完整的体系。其它制度包括：学会章程、学会的考评制度、学会的报酬制度、学会的运作流程、学会的工作报告制度等以及其它制度和规章。
 
2  流程化原则。
    对于特定的会议类型，制定相应的运作流程，按照一定的模式进行，做好必要的准备工作，以便秘书长对所有学会内部所召开的管理会议进行有效的指导和控制。
 
3  有效性原则。
    每一次所召开的学会管理会议都应该达到的预定的效果，绝对不能“会而不议，议而不果”。在召集会议前，应通知与会者有关会议的议题、是否要求其发言等。每次会议只通知与会议议题有关的人员出席。
 
4  节约性原则。
    会议的召开应该遵循节约性原则，时间要安排得恰当有效。
 
5  求同存异原则。
    会议上应该允许不同意见的出现，要让持有不同意见的人畅所欲言。关于一般的问题，可以采纳少数服从多数的原则，但对于事关重大或比较严肃的议题，则应采纳智者的意见。
 
6  民主集中原则。
    会议讨论议题，应本着集思广益的原则，鼓励与会者充分参与讨论，由会议主持人将集体的意见集中在一起，形成会议共识。
 
7  会议备档原则。
    对于会议过程中所出现的所有重要事情，特别是一些原则问题的讨论，都应该记录下来，以备查阅，作为学会日后作的参考资料。
第三章 会前准备
第五条    学会召开的学会级会议会务服务统一归口办公室负责。各部门召开会议需用学会会议室的，应向办公室书面提出，由办公室统筹安排。
 
第六条    会议召集人在会议召开5日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。
 
第七条    会议主持人和与会人员都应在会议召开3日前做好有关准备工作，包括拟好会议提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等。记录人根据会议通知和与会者的会前准备资料在会议召开2日前拟定《会议议程》交会议召集人审核。
 
第八条    所有与会者都应该遵守学会的会议制度，不迟到，不早退，不无故缺席。因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。
 
第九条    会议的基本人员应该包括：召集人，与会者，记录员。会议原则上应由召集人主持，也可由召集人指定他人代为主持。
第四章  会议组织及要求
第十条    会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。
第十一条  会议主持人须遵守以下规定：
1  主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
 
2  主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
 
3  会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
 
4  属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
 
5  主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。 
第十二条    参会人员须遵守以下规定：
1  应准时到会，并在《会议签到表》上签到；
 
2  准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题；
 
3  会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。
 
4  遵循会议主持人对议程控制的要求；
 
5  属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
 
6  遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；
 
7  做好本人的会议纪录。
第五章  会议记录
第十三条    学会各类会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召集人确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：
1  以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；
2  会议记录应坚持实事求是的原则，尽量采用实录风格，确保记录的原始性，记录员应署名； 
3  对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；
4  会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议后2个工作日呈报会议主持人审核签名；
5  负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；
6  做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
 
第十四条    会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：
1  学会级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查，按年度移交学会档案室。
2  各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管；
3  会议记录为学会的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照学会文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
第六章 会议精神的督办和执行
第十五条    会议跟进
1  会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部 门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定；
2  会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；
3  办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会 议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；
4  部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。
第七章 会议纪律与要求
第十六条    学会级会议的保密
1  与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。
2  会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得 外传会议讨论和议决情况。
3  故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。
第十七条    管理权责和处罚
1  办公室负责学会会议的统筹协调及本制度的执行监督。
2  会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
3  迟到、早退、缺席（1）迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；（2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前 离开会场的，计为早退;（3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而 不参加会议的，计为缺席。
 
第十八条    处罚
1  无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；
2  无正当理由缺席每次处以20元的罚款；
3  凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
4  以上处罚由会议记录人将召集人签字确认的会议记录出勤记录交人力资源部从工资扣除。
 
第八章 附则
第十九条    本制度自下发之日起执行。 
第二十条   本制度由办公室负责解释。
   
   
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