江苏省气象学会档案管理办法

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江苏省气象学会档案管理办法

来源: | 作者:管理员 | 发布时间: 2016-03-24 | 542 次浏览 | 分享到:

第一章总则
第一条  为了加强江苏省气象学会档案的科学管理，更好地为学会工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、中共中央办公厅和国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》、国家档案局有关机关档案管理规定以及中国气象局《气象部门机关档案管理办法》，结合江苏省气象学会实际，制定本办法。
第二条  江苏省气象学会档案是指江苏省气象学会各项工作活动中形成的具有查考利用保存价值的各种不同种类和不同载体的文件信息材料。
第三条 江苏省气象学会档案业务受挂靠单位江苏省气象局档案管理部门的指导、监督和检查。
第四条  档案工作是学会工作的组成部分，是维护江苏省气象学会历史真实面貌的重要保障，是学会工作人员的工作职责。江苏省学会秘书处应重视和加强江苏省气象学会档案工作，将其列入工作计划，并保障档案工作的业务经费。
第五条  学会工作人员应按照归档要求将履行职责过程中形成的文件、资料、照片、实物等立卷归档，并移交档案管理机构，任何单位、个人不得将档案据为己有或拒绝归档。

第二章档案管理机构和职责
第六条  学会秘书处综合协调部为江苏省气象学会档案管理机构。
学会秘书处应指定政治可靠、责任心强、具有良好专业素养的专（兼）职干部负责收集、整理本会工作形成的档案，并向上级机关档案室归档移交。
档案干部应相对稳定，应定期参加上级档案管理机构组织的专业培训。
第七条  档案管理机构的主要职责：
（一）贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规和国家有关档案工作的方针政策，确保江苏省气象学会档案的完整、安全；
（二）对江苏省气象学会所属二级机构及学会秘书处各部门的档案工作进行指导、监督与检查。
（三）组织做好江苏省气象学会档案归档工作，负责学会秘书处档案室的管理，负责学会秘书处档案立卷归档、保管、保密、利用工作，为气象学会事业积累档案史料，为气象学会工作提供档案服务。

第三章档案的归档
第八条  凡是学会工作活动中形成的具有保存利用价值的文件材料(包括业务活动、党务、行政、人事、劳动、计划、财会、审计、业务、服务、科技、培训、法规、宣传、出版、外事、政府采购、基建、项目等)，均由文件承办部门进行整理、立卷，并定期向档案管理机构移交归档。
学会领导同志办理完毕的文件材料应及时交文秘人员整理、立卷和归档。
因公出境出国考察、学习形成的文件材料应及时交文件承办部门整理、立卷归档。
学会工作人员调动、退休或借调、聘用的工作人员离岗时，属于归档范围的文件材料，必须全部上交，并办理移交手续，不得擅自带走或毁弃。
第九条 学会文书档案实行纸质档案归档制，在履行学会或学会秘书处领导签字（签章）、加盖单位公章等手续后归档，相应的电子版文件也同时归档。
第十条  两个及两个以上单位合办的文件，其定稿、印本由主办单位整理归档，其他单位保存印本及重要批件的复制件。学会秘书处设立的临时性机构形成的文件材料，由临时性机构指定专人整理、立卷，工作结束后向学会秘书处综合协调部移交归档。
第十一条  江苏省气象学会档案归档范围包括：
（一）本会的文书档案归档范围以《气象部门机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（气发〔2008〕498号）为准；
（二）本会的电子文件及其元数据、背景信息等信息材料；
（三）本会财会部门形成的财务报表、凭证、账簿等文件材料;
（四）本会重要活动、事件中形成的剪报、声像材料，荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物、照片等文件材料;
（五）本会审计、监察结案文件材料；
（六）本会在基本建设工程中形成文件材料;
（七）本会组织实施项目、软课题形成的文件材料；
（八）本会政府采购工作形成的文件材料；
（九）本会国有资产管理工作中形成的文件材料；
（十）因公出境出国考察、学习形成的文件材料；
（十一）本会重要简报、大事记、年鉴、年报、全书、回忆录、组织机构沿革等印刷物和公开出版物样本；
（十二）本会的财产、物资、档案等交接凭证、清册等。
第十二条  移交上级机关档案室的档案，应符合下列要求：
(一)应归档的文件材料齐全、完整。
(二)文件和电报按其内容的联系，合并整理。
(三)归档的档案，文书档案以件为保管单位，应当按不同保管期限分别进行整理。其他档案以卷为保管单位，应当保持文件材料之间的有机联系，区分保存价值，分类整理、立卷。案卷标题应简明确切，便于保管和利用。
第十三条  文件承办部门一般应在每年5月底前完成上一年档案的归档工作，并向学会秘书处综合协调部移交，学会秘书处综合协调部在收集、整理所有应归档文件、材料后，于每年6月底前统一移交上级机关档案室。移交档案时，交接双方应当根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

第四章档案的管理
第十四条  学会秘书处综合协调部应在文件承办部门整理、立卷的基础上，按照有关规定对接收的档案进行分类、著录、备份和移交，妥为保管备份档案、交接清单、销毁清册等材料。
第十五条 江苏省气象学会档案的保管期限一般可划分为永久、定期30年、定期10年三种。
第十六条  对已超过保管期限的档案的鉴定工作在上级机关档案室主持下进行，学会秘书处档案干部参与鉴定工作。鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经学会秘书处领导批准后送保密工作部门指定的销毁机构进行销毁。
第十七条  档案干部调动工作时，应在离职前办好交接手续。
第十八条 违反本办法有下列行为之一的，由中国气象秘书处对直接责任人依法给予行政处分；造成损失的可根据档案的价值和数量，按有关规定责令赔偿损失：
（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有或者拒不向机关档案机构移交归档的；
（二）不按规定归档或不按期移交档案，造成档案损失的；
（三）损毁、丢失机关档案的；
（四）涂改、伪造机关档案的；
（五）窃取、盗卖或转卖机关档案的；
（六）擅自提供、抄录或者公布涉密机关档案的；
（七）档案干部玩忽职守，造成档案损失的。

第五章档案的利用服务
第十九条  江苏省气象学会档案主要供本会工作人员查阅、借阅利用，查询前需经本会档案管理机构负责人批准。
其他系统或部门工作人员查阅本会档案时，须持查阅人员所在单位介绍信，说明用档目的和范围，并经本会档案管理机构负责人批准后方可查阅。
第二十条 查阅涉密档案应当报经学会秘书处领导批准。
第二十一条 档案借阅者应当负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借，不得剪贴、抽取、拆散档案，不得在借阅的档案上勾画、涂抹、填注、加字或以其他方式损坏档案的原始状态。

第六章附则
第二十二条  本办法由江苏省气象学会秘书处负责解释。
第二十三条  本办法自江苏省气象学会秘书处办公会议通过之日起施行

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